Бизнес-процессы – это основа любого бизнеса и в тоже время головная боль, если они организованы неправильно. А компания без правильно выстроенных бизнес-процессов – это хаос, потеря времени и денег. Поэтому мы подготовили пару советов, как навести порядок и улучшить организацию работы, но сначала определимся, как оценивать бизнес-процессы.
Разбираемся в терминологии
Итак, бизнес-процесс – это последовательность операций в рамках определенной работы, где на вход идут определенные ресурсы, а на выходе формируется определенный результат.
Следует отметить, что в литературе вы можете встретить термин "деловой процесс” – это то же самое, что и бизнес-процесс.
Из определения следует, что есть какие-то “вход” и “выход”. Что же это такое?
Объясняем:
- Вход – это объект или предмет, который необходим для осуществления процесса (информация, трудовые и денежные ресурсы, сырье и прочее). В процессе выполнения бизнес-процесса/операции исходный объект/предмет преобразуется в “выход”.
- Выход – это результат выполнения бизнес-процесса/операции (например, готовый продукт или услуга).
Кроме того, бизнес-процесс состоит из цепочки операций, где операция = работа.
Теперь разобравшись с базовой терминологией, можно приступать к описанию бизнес-процессов (ведь без описания невозможно улучшение).
Визуализируй – побеждай
Этап 1. Составьте список бизнес-процессов компании
Прежде чем описывать всю деятельность компании, следует сделать карту бизнес-процессов. В карте прописываются в виде иерархии все процессы, которые входят в деятельность каждого отдела компании.
Для этого можно использовать графические методы, а можно сделать укрупненную таблицу – здесь как вам будет удобнее.
Этап 2. Создайте схему организационной структуры
Для понимания, какими ресурсами обладает компания, рекомендуем создать организационную структуру.
Организационная структура – это наглядный инструмент, который показывает все трудовые ресурсы, которыми обладает компания. С помощью нее можно выявить проблемы в недостатке и/или избытке отделов.
Без этого инструмента невозможно эффективно функционировать, поэтому если у вас до сих пор нет схематичного представления организационной структуры, то поспешите ее сделать.
Этап 3. Моделируйте бизнес-процессы
Когда на руках есть список бизнес-процессов компании и понимание о наличии ресурсов, можно приступать к описанию.
В данном случае для описания существует множество нотаций (это своего рода язык для описания бизнес-процессов), которые направлены на раскрытие бизнес-процессов с разных сторон.
Благодаря моделированию, вы поймете где “черные дыры” в алгоритме работы, каких ресурсов недостаточно для реализации бизнес-процесса и какая информация нужна вашим сотрудникам для работы.
На диаграмме ниже представлен пример моделирования бизнес-процесса регистрации волонтера на электронной платформе в нотации IDEF3, где хорошо видно каждую операцию и ее последовательность.
Этап 4. Пишите сценарии
Сценарии – это описание последовательности действий для достижения определенной цели процесса.
Ключевое отличие сценариев от моделирования в данном случае - это текстовое оформление.
Сценарии в обязательном порядке прописываются для программистов, что позволяет выстроить корректную логику работы программы и/или сервиса.
Главная цель любого сценария – ответить на вопрос: “Что нужно сделать для того, чтобы добиться определенного результата?”. Например, что нужно сделать, для того чтобы зарегистрироваться на сайте? Тогда, в самом упрощенном случае, вам нужно прописать последовательность действий. В более детальном – прописать описание процесса, определить действующие лица, постусловия и предусловия.
Все ради одного – улучшения бизнес-процессов
После базового графического описания можно приступать к анализу и выстраивать стратегии по совершенствованию процессов.
Здесь можно воспользоваться огромным количеством инструментов – провести функционально-стоимостной анализ, пересмотреть алгоритм бизнес-процесса, внедрить новые технологии или роботизировать некоторые процессы. Дальше решение только за вами.
Но наиболее важное для вас – это подробно описать каждый бизнес-процесс, что позволит в дальнейшем фундаментально проработать и повысить его эффективность и/или снизить его стоимость.
Специалист информационно-технической поддержки интернет-ресурсов – Мария.
Будем рады, если советы в нашей статье помогут вам на пути улучшения бизнес-процессов! Поделитесь в наших социальных сетях чем вы уже пользовались, а что для вас оказалось в новинку:
